Arsip Adalah : Karakteristik dan Fungsi
arsip adalah suatu catatan (record) yang ditulis, diketik. Atau juga dicetak dalam bentuk huruf, angka, dan gambar, yang mempunyai makna dan tujuan tertentu sebagai bahan informasi dan komunikasi yang terekam pada berbagai media, seperti; kertas, kertas film, dan media komputer.
Menurut Pada undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 angka 2 tentang kearsipan. Arsip ialah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.
Arsip sendiri memiliki makna yang berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat di perpusatakaan karena memiliki harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, memiliki informasi utuh dan memiliki asal usul serta aturan asli.
1. The Liang Gie
Menurut The Liang Gie. Pengertian arsip ialah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Sifat dan Karakteristik Arsip
Suatu arsip bisa dilihat dari beberapa sifat dan karakteristiknya. Adapun karakteristik arsip adalah sebagai berikut, ialah..
Autentik, arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, tujuan kegiatan, serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
Legal, arsip ialah merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
Unik, Pada setiap arsip memiliki kronologi dan juga tidak dibuat secara massal. Ketika arsip diduplikasi (tembusan). Jadi arsip tersebut bermakna berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
Terpercaya. Arsip juga dapat dipercaya dan juga digunakan sebagai bukti sahih dan bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.
Jenis-Jenis Arsip
Pada umumnya. Arsip bisa dikelompokkan menjadi lima jenis. Adapun jenis-jenis arsip adalah sebagai berikut:
Arsip Dinamis. Ialah arsip yang digunakan secara langsung, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, dan juga penyelenggaraan kehidupan kebangsaan secara umum.
Arsip Aktif, ialah arsip dinamis yang dibutuhkan dan dipergunakan secara langsung dan juga terus-menerus dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip Inaktif. Ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun untuk penyelenggaraan administrasi.
Arsip Statis. Ialah arsip yang digunakan secara tidak langsung, baik untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan secara umum. Dan juga untuk penyelenggaraan administrasi negara. Arsip Duplikasi. Ialah arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli.
Fungsi Arsip
Pada definisi arsip terlihat bahwa pengarsipan memiliki dua tujuan utama. Ialah sebagai alat bukti pertanggungjawaban perusahaan atau pelaksanaan suatu perusahaan serta agar setiap bidang Pada pekerjaan di suatu perusahaan atau juga pemerintahan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang sudah tidak dibutuhkan lagi.
Mengacu pada definisi arsip. Dalam kegiatan pengarsipan tentunya juga memiliki nilai guna arsip dimana dibedakan menjadi Fungsi primer dan nilai guna sekunder;
Fungsi Primer Arsip. Ialah nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung dalam pelaksanaan maupun setelah kegiatan selesai. Ini mencakup nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum dan nilai guna ilmiah dan teknologi.
Fungsi Sekunder Arsip. Ialah nilai guna arsip berdasarkan pada kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban. Hal ini termasuk nilai guna pembuktian dan nilai guna informational.
Sedangkan untuk fungsi pengarsipan sendiri sudah tertuang pada Undang Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 2, yaitu:
Fungsi Dinamis
Arsip mempunyai fungsi dinamis dimana suatu arsip dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan atau pelaksanaan. Dengan arti lain, arsip masih bisa dimanfaatkan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari.
Arsip mempunyai fungsi dinamis dimana dalam hal ini arsip memiliki sifat yang sering kali bisa berubah nilai dan juga artinya. Dapat dilihat dari fungsi dinamis ini, arsip fungsi arsip dibedakan lagi menjadi tiga yaitu arsip aktif. Arsip semi aktif dan juga arsip in-aktif. Masing-masing dibedakan menurut kebutuhan arsip tersebut.
Fungsi Statis
Berbeda dengan arsip yang memiliki fungsi dinamin, untuk arsip yang memiliki fungsi statis ini yaitu merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Sederhananya, arsip statis sudah tidak digunakan lagi dalam kegiatan atau aktivitas sehari-hari. Sehingga arsip statis ini ialah kelompok arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi secara khusus sebagai pertanggungjawaban.
Demikian Artikel cerdasakuntansi.com mengenai Pengertian Arsip: Fungsi, Karakteristik, dan Jenis Pengarsipan , semoga artikel ini dapat menambah wawasan serta memahami ilmu akuntansi
Baca Juga :
